Informationshanteringen ökar hela tiden. Hos oss ser Anna till att vår plan för hur vi hanterar information och allmänna handlingar uppdateras, så att den hela tiden är uppdaterad och att vi följer lagens krav. Som dokumentcontroller har hon en nyckelroll och hjälper oss att jobba smartare.

Inte bara papper

Trots att många tror att hennes arbete handlar om pappersdokument, är verkligheten att digitala handlingar som mejl och sms också kan vara allmänna handlingar och omfattas av offentlighetsprincipen.

– All information som kan finnas i ett system kan också tänkas vara en allmän handling som kan begäras ut. Det kan vara kruxigt och svårt att förstå om man inte jobbar med det, säger Anna.

Ordning och reda – ytterst för demokratin

Som kommunägt bolag behöver vi gå allmänheten till mötes när vi får en begäran av allmän handling.
– Det är en grundläggande del i demokratin att vi är offentliga. Det är en vacker grundtanke tycker jag. Och för att vi ska uppfylla lagkraven och säkerställa att information är tillgänglig för alla som ber om den, så behöver vi ha ordning och reda. Därför arbetar jag med att ta fram styrdokument för vår informationshantering.

Projektleder arbetet med ny informationshanteringsplan

Under de senaste åren har Anna haft i uppgift att ta fram och implementera en ny och uppdaterad informationshanteringsplan. Hon tar också fram regler för hur den ska leva vidare med regelbunden revidering.

– Jag har intervjuat och kartlagt arbetsflöden på varje avdelning för att ringa in hur hanteringen av information ser ut runt om i företaget. Det är många runt om i organisationen som har intresse för mitt arbetsområde och tycker att det är viktigt. Det tycker jag är roligt.

Stöttar kollegorna

Under en vanlig arbetsdag ingår rutinuppgifter som att registrera, eller diarieföra, inkommande och upprättade handlingar. Anna arkiverar dem och förtecknar arkivet. Hon är ensam i sin roll, men jobbar brett i hela organisationen och stöttar på olika sätt.

Anna bevakar också de många lagar som styr informationshanteringen och håller koll på förändringar som sker i vårt löpande arbete.

– Jag finns här för att säkerställa att gallring och arkivering hela tiden sker enligt lagkrav, så att vi jobbar rätt även när lagar förändras. Det är också viktigt att jag finns med när vi ändrar rutiner som påverkar informationshantering och arkiv. Eller när vi förändrar våra IT-system, eller ändrar hur vi lagrar information. Här vill jag att medarbetare ute i organisationen drar nytta av mig och ser mig som ett stöd.

Guldgruva som gör oss mer effektiva

Det finns många fördelar med att ha en välorganiserad informationshantering och ett strukturerat arkiv.

– Vi kan jobba smartare genom att gå tillbaka och se hur vi gjort saker tidigare, till exempel för att undvika att upprepa misstag. Och ett väl organiserat arkiv gör det enklare att hitta information när den behövs. Det händer att vi hittar spännande guldkorn i arkivet som vi har användning för i olika sammanhang.

Arkivet och diariet är en riktig guldgruva!

Ständigt utvecklingsarbete

Ibland kan det också vara svårt att veta när man ska ta hjälp av Anna. När ska man ställa arkivkrav? När ska man göra riskanalyser och konsekvensbedömningar?

– Det här arbetssättet är inarbetat inom områden som miljö och arbetsmiljö. När det gäller information/allmänna handlingar så är det inte lika utvecklat ännu, men vi är på god väg. Eftersom vi och vår omvärld hela tiden förändras och utvecklas så kommer vi alltid att behöva justera våra rutiner och arbetssätt löpande.

Tips till den som vill bli dokumentcontroller

– Det är en utvecklande och varierande roll. Jag tycker verkligen det är tillfredställande att strukturera och ordna – och få hjälpa till med min expertis i olika sammanhang. För att lyckas är det viktigt att vara pragmatisk, lyssna och vara tydlig.

På frågan om vilka utmaningar som finns svarar Anna att det är att få verksamheten att förstå varför hon ska vara delaktig i förändringar som rör informationshanteringen.

Sammanhållningen ovärderlig

Anna beskriver Norrenergi som en arbetsplats där hon har kunnat vara sig själv från dag ett.

– Vi stöttar varandra, har en bra sammanhållning och hjälps åt. Det är verkligen värdefullt. Jag har jätteroligt på mitt jobb!